Акт приема передачи документов — Образец, бланк 2021 года

Акт приема-передачи документов: основные моменты

Каждая компания в праве составлять данный акт по собственному усмотрению и форме.

Единственно важно, чтобы в документе были прописаны следующие моменты: (нажмите для раскрытия)

  1. Наименование, дата и место оформления данного акта
  2. Название предприятия, в котором осуществляется данная передача (для юр. лиц)
  3. Фамилия Имя Отчество лица передающего документы (обычно это лицо и составляет данный документ). Также при необходимости прописываются паспортные данные.
  4. Фамилия Имя Отчество лица принимающего документы (в случае если данное лицо является сотрудником другой фирмы, то реквизиты, название этой фирмы).
  5. Перечень передаваемых по данному акту документов  с указанием количества экземпляров, количества страниц, номера и даты документов. При большом объеме материала вполне разумным  является описание документов в приложении или в специальной таблице, где каждому документу дается свой порядковый номер и полная его характеристика. Все это необходимо чтобы ни один документ не пропал.
  6. Ставятся подписи сторон, которые означают согласие с документом и отсутствием претензий. Также ставится печать компании, в которой передаются документы.

Такой  акт вполне может составляться между  физическими лицами без указания организаций. Здесь  достаточно реквизитов и паспортных данных сторон.

Надо отметить, что таким актом можно пользоваться также и при оформлении услуги, когда заказчик принимает на себя ответственность за хранение  важных и ценных документов на время работы. К примеру, такой услугой может быть оформление заграничных выездных документов.

Еще одним полезным моментов  в  передачи ценных оригинальных документов является их копирование передающим лицом.Акт приема-передачи документов изготавливается в двух экземплярах по одному каждому из сторон передачи. Ниже мы предлагаем вашему вниманию образцы таких актов.

Акт приема передачи документов другому лицу

Акт приема передачи документов другому лицу. ОбразецПриемно-передаточный акт является приложением к договору между сторонами и обеспечивает факт передачи товаров от исполнителя к заказчику. Заключение соглашения между исполнителем и заказчиком, осуществляется в соответствии с законодательством РФ. А подписанный приемно-передаточный акт лишь является официальным фиксирующим документом, с помощью которого выполняется передача деловых документов.

Данное свидетельство о передаваемой документации обладает юридической силой.

Форма составления свидетельства об отправке документации другому лицу предусматривает отображение следующих пунктов:

  • Название свидетельства.
  • Дата подписания.
  • Место подписания.
  • Название передаваемых материалов в виде списка.
  • Число передаваемых материалов.
  • Ф.И.О. участвующих сторон.
  • Основание для оформления бланка.
  • Подписи сторон.
  • Печати.

В составляемом свидетельстве можно также отображать сведения о документации. При этом, раздел с претензиями необходимо описывать отдельно.

В каких случаях требуется оформление акта?

В каких случаях требуется оформление акта?

Оформление АППД не относится к обязательной процедуре. Он заполняется в качестве превентивной меры для недопущения возможных недоразумений между контрагентами, в отношении переданных документов.

Оформление АППД необходимо в следующих вариантах:

  1. При делегировании дел от одного работника другому.
  2. При смене работников, занимающих должности в компании.
  3. При перемещении важной документации внутри компании.
  4. При транспортировке документов компании в государственный архив на хранение.

АППД подписывается обеими сторонами и обладает юридическим статусом, благодаря чему его можно использовать при судебном разбирательстве.

Предлагаем ознакомиться  Возврат ювелирных изделий | 2021

Видео по теме

Как осуществляется передача документов недвижимого имущества:

Дополнительные особенности

Акт будет иметь юридическую силу только при одновременном исполнении этих условий:

  • Акт является приложением к основному соглашению. Он не является самостоятельным документом. Если нет основного документа, то и акт утрачивает свою силу. В нем обязательно должна стоять ссылка на какой-либо договор. К примеру, на договор купли-продажи.
  • Документ должен быть заверен подписью и печатью сотрудника с соответствующими полномочиями.
  • Акт оформляется в 2 экземплярах (минимум). Каждый из экземпляров передается участникам сделки.

То есть, акт – это не самостоятельный документ. Однако он должен быть оформлен в соответствии со стандартными требованиями: печати, подписи, обязательные реквизиты.

Инструкция, как оформить акт приема-передачи документов

Для правильного заполнения нужно указать точные данные о сторонах передачи. Перечень бумаг может быть составлен в виде таблицы. Столбцы должны иметь заглавие:

  • номер по порядку;
  • полное название документа;
  • дата создания;
  • номер;
  •  вид (оригинал, копия или электронный вид);
  • объем каждого документа.

Фирма может увеличить количество столбцов для внесения дополнительной информации.

Под заполненной таблицей указывают количество экземпляров и подписи всех участвующих лиц.

Как составить акт

При заполнении АППД гл. бухгалтером понадобиться отобразить следующие моменты:

  1. Общеорганизационные, с изложением действующего учета и отображением общего характера бухучета на фирме, в том числе:
  • Отображение технических учетных средств (ПО, размещение баз данных в электронном и бумажном виде и т.д.).
  • Отображение специфической нормативной документации, которая используется в компании.
  • Изложение порядка доступа к учетным данным (электронные ключи, пароли и пр.).
  • Наличие/отсутствие неточностей в учетных реестрах и отчетности, с отображением причин их образования.
  • Факт передачи бухгалтерских атрибутов (штампы и ключи от сейфа и электронные, а также разные сертификаты онлайн-связи).
  1. Общеоформительные, с указанием реквизитов подписей должностных работников, даты составления акта и пр. приложений).
  • Приложениями к составляемому АППД могут стать инвентаризационные итоги, описи материалов и прочие ведомости.

Кроме того, в АППД надо будет отразить выявленные ошибки и замечания (если одна из сторон не соглашается с изложенными фактами в акте).

Как составить акт приема передачи документов

Для ухода с работы рядового сотрудника фирмы, достаточно работнику подать ходатайство о своем намерении, отработать двухнедельный срок и получить расчет с пакетом документов, выдаваемых при уходе с работы.

Директор фирмы тоже в большинстве своем является наемным работником, который вправе покинуть работу по собственной инициативе. В то же время, его могут снять с должности по решению учредительного собрания, по решению владельца фирмы или по приказу вышестоящего ведомства. Разрыв трудового контракта с руководителем фирмы регулируется ст. 77 и ст. 278 ТК РФ.

Директор компании отвечает за хозяйственную деятельность предприятия и за состояние бухучета, являясь материально–ответственным работником.

Распоряжением Минфина РФ № 119н от 28.12.01 года отмечено, что при смене материально ответственного работника требуется осуществлять инвентаризацию. Поэтому, учитывая, что директор является таким лицом, требуется осуществить делегирование дел и принадлежностей, которые состоят в его распоряжении.

Предлагаем ознакомиться  Регистрация маломерных судов в ГИМС в 2019 году - новые правила

Передача дел, состоявших в распоряжении директора оформляется АППД.

Сюда относятся:

  1. Ключи от кабинета и сейфа.
  2. Печать.
  3. Документы.
  4. Отчетность.
  5. Прочие материальные принадлежности, размещенные в кабинете и т.д.

При делегировании дел создается комиссия, которая участвует в передаче и также, вместе со «старым» и «новым» директором, подписывает заполненный АППД.

Форма акта не отличается от подобных бланков передачи документации. После приема всех дел «новый» директор приступает к своим обязанностям.

Образец заполнения такого бланка при смене ген. директора приводится ниже.

Какие документы могут заменять акт приема-передачи?

Акт приема-передачи фиксируют эти положения:

  • Наличие соглашения сторон.
  • Права и обязанности участников.
  • Порядок досудебного регулирования.

То есть, документ, заменяющий акт, должен содержать те же сведения. Аналогичные функции выполняет товарная накладная. В ней также содержится информация об участниках сделки, о товаре. Там же фиксируются даты.

То есть, при передаче товара может использоваться или акт, или накладная. Однако, в некоторых случаях, составлять нужно именно акт. Требуется он тогда, когда необходимо зафиксировать претензии потребителя или их отсутствие. К примеру, он нужен при передаче дорогостоящего оборудования.

Когда составляется акт приема-передачи?

Акт необходим при приеме продукции одним лицом и передаче ее другому лицу. Документ сопровождает практически любые операции, связанные с приемом-передачей. К примеру, акт нужен при наличии этих обстоятельств:

  • Товар передается от продавца покупателю. Документ подтверждает, что объект точно получен потребителем.
  • Продукция направляется на склад. В этих условиях нужно оформить акт в 3 экземплярах, на всех участников операции. Акт дополняется соглашением о хранении ценностей.
  • Ценности направляются на ответственное хранение. В этом случает акт также требуется дополнить договором об ответственном хранении.

В большинстве случаев акт оформляется при продаже продукции. Но потребность в нем возникает и при внутренних перемещениях ценностей. К примеру, при помещении объекта на склад.

Назначение

Деятельность предприятий сопровождается ведением документооборота. Каждый сотрудник отвечает за конкретный участок работы, за оформление, хранение необходимой документации. Поэтому возникает необходимость в формировании акта. Он может быть фиксировать обмен деловыми бумагами как между физическими и юридическими лицами (при обращении гражданина к юристу, для представления интересов в суде, передавая юридической фирме оригиналы документов), так и внутри фирмы, когда:

  • у документации истекает срок хранения, поэтому их нужно сдать в архив;
  • при реорганизации предприятия (банкротство или слияние);
  • при перемещении официальных документов по подразделениям;
  • если работник покидает должность, из-за увольнения или перехода на другую (кадровый сотрудник или бухгалтер).

Также его применяют в договорной работе между двумя юридическими лицами.

Эти случаи по требованию законодательства РФ должны быть оформлены актом.

Закон не устанавливает единого бланка, организации имеют право создать форму самостоятельно, но с обязательным соблюдением требований.

Пример акта приема передачи документов:

Образец акта приема-передачи кадровых документов:

Образец

Составление акта приема передачи документов при смене генерального директора

Составление акта приема передачи документов при смене бухгалтера

Составление акта при смене бухгалтера

АППД при замене гл. бухгалтера требуется оформлять для того, чтобы «новый» гл. бухгалтер получил точный список документов первичного учета. Если передаются бланки строгого учета – то в этом случае оформляется отдельный приемопередаточный акт. Делегирование дел может осуществляться в присутствии представителей сформированной комиссии.

Предлагаем ознакомиться  Техосмотр в России: что изменилось? — Авторевю

АППД гл. бухгалтера оформляется в произвольном стиле, с соблюдением принятой структуры составления подобных документов. Нормативных требований к заполнению АППД нет.

Однако для осуществления передачи дел гл. бухгалтером, нужно:

  1. Завершить текущие учетные операции.
  2. Проверить состояния бухучета и отчетности (можно привлечь независимых аудиторов).
  3. Сдать положенную отчетность (если дата отчета совпадает с датой делегирования дел).
  4. Выполнить инвентаризацию имущества и финансов (в том числе в кассе и на банковских счетах фирмы].
  5. Провести сверку расчетов с контролирующими ведомствами (ПФР, ФСС).

Сроки делегирования дел и составление АППД определяются распоряжением директора фирмы.

Составление акта приема передачи документов при смене генерального директора

Составление акта при смене генерального директора

Оформление АППД при смене ген. директора осуществляется в таком же порядке, как и составление обыкновенного акта, с соблюдением типовой структуры бланка.

Делегирование дел при смене начальства выполняется согласно п. 4 ст. 29 закона № 402-ФЗ от 06.12.2021 г. «О бухгалтерском учете», где отображено, что при замене начальника учреждения требуется осуществить делегирование не только атрибутов начальника, но и бухгалтерской документации.

При делегировании атрибутов, принадлежащих ген. директору, нужно принимающей стороне проверить учредительные документы, контракты, доверенности, лицензии. При потребности к акту прикрепляют копии самых важных документов.

Порядок делегировании дел на каждой фирме определяется самостоятельно, руководствуясь Положением о передачи документации в разработанных внутриведомственных нормативах учреждения.

Сроки хранения

Сроки хранения

В каждой фирме со временем архив документов возрастает. Поэтому, периодически его надо передавать в государственные районные архивы.

Общепринятые сроки хранения составляют:

  1. Для первичных документов и бланков – не менее 3-х лет.
  2. Для кассовых документов, отображающие финансовые операции – 5 лет.
  3. Расчетные и платежные документы хранятся на протяжении 75 лет (при отсутствии лицевого счета).

Изъятие документации по завершению сроков хранения не допускается, без осуществления проверки за указанный период налоговой службой.

Решение о ликвидации или передаче дел в районные архивные ведомства принимает созданная комиссия.

Форма

С 1.01.2021 года отменено обязательное использование всех унифицированных форм первичных документов, за исключением некоторых учетных бланков, отмеченных Минфином РФ № ПЗ-10/2021. Предприятиям предоставлена возможность самим разрабатывать необходимые формы бланков.

  1. Название бланка.
  2. Номер, место и дата его оформления.
  3. Список передаваемых атрибутов, их численность и тип (копия или оригинал).
  4. Реквизиты юр. лиц, с указанием Ф.И.О.
  5. Подписи лиц, предающей и принимающей стороны, «мокрые» печати.

АППД, обычно оформляется в 2-х экземплярах, по одному для каждого участника.

Юридическая сила

Данный протокол не обязателен к заполнению, но, чтобы избежать споров, траты времени и финансов на дополнительные разбирательства, лучше не отказываться от оформления. После подписания он приобретает юридическую силу, и может быть использован как доказательство в суде, при появлении вопросов и разногласий.

https://www.youtube.com/watch?v=xYOfchPFVH8

Внимание! При обращении в судебные органы акт приема-передачи будет главным аргументом для решения спорных ситуаций.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *