Срок и место хранения должностных инструкций сотрудников | 2021

Должностные инструкции. правила хранения.

Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле , уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Разные мнения по спорным вопросам — это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

А у меня такой вопрос- есть ли срок действия ДИ? Ну т.е. у нас в орг-ии есть ДИ, утвержденные еще 2002 годом. Могу ли я ее обновить-разработать новую,утвердить ген.диром и т.п.? А куда старую деть-в печь. Акт вроде никакой не нужен?

Ну и еще вопрос-наименование должности в ДИ должно соответствовать наименованию должности в ШР? Ну т.е. если в ШР должность обозвана водитель грузовой машины , то и ДИ должна быть на эту должность, а не просто ДИ водителя ?

Я делаю так.Есть ДИ которые хранятся у меня в папке, к каждой ДИ делаю две копии на ксероксе на первом листе ксерокопии ставлю синюю печать.

1. кпия — сотрудник подписывает ознакомление 2 копия — отдаю на руки сотруднику

Ledi Mi пишет:
А у меня такой вопрос- есть ли срок действия ДИ? Ну т.е. у нас в орг-ии есть ДИ, утвержденные еще 2002 годом. Могу ли я ее обновить-разработать новую,утвердить ген.диром и т.п.? А куда старую деть-в печь. Акт вроде никакой не нужен?

я не встречала нормативных актов, указыавющих срок действия ДИ, обычно их пересматривают по мере необходимости

ДИ, которые утратили силу подлежат временному хранению (сроки в соответствии с Перечнем, вроде 3 года после замены новыми, либо в соответствии с вашим локальным актом — организация вправе увеличивать сроки, установленные перечнем)

Ledi Mi пишет:
Ну и еще вопрос-наименование должности в ДИ должно соответствовать наименованию должности в ШР? Ну т.е. если в ШР должность обозвана водитель грузовой машины, то и ДИ должна быть на эту должность, а не просто ДИ водителя? Жанна. пишет:
Здравствуйте. Помогите пожалуйста, устроилась работу бухгалтером на время декретного отпуска, на фирме нет кадровика, мне сказали ты бухгалтер кадровик, знаю что такой должности нет, кадры я незнаю но понимаю, скажите как мне оформиться по порядку, 1)как написать заявление? 2)как создать приказ о приеме на работу? 3)как сделать запись в трудовой книжке? Жанна. пишет:
1)как написать заявление?

Не является обязательным.

Жанна. пишет:
2)как создать приказ о приеме на работу?

Сначала трудовой договор. Он у Вас получается срочный — на время отстутствия основного сотрудника Ивановой М.И. (т.е. окончание обозначить событием, а не датой). На основании трудового договора — приказ по унифицированной форме (Т-1).

Жанна. пишет:
3)как сделать запись в трудовой книжке?

Посмотрите, на этом сайте сверху вкладка «Закрома кадровика» (кстати, только сегодня заметила изменения — респект Снежане за обывательки-непривычное название:happy), там есть «Трудовые книжки», посмотрите, там должны быть.

По поводу кадров (не буду предлагать Вам никаких афер в виде совместительства) — оформляете совмещение — условия прописываете в самом ТД (обязанностей и дополнительной оплаты, естественно) или в доп соглашении к ТД, приказ о совмещении должностей.

Какой срок хранения должностных инструкций сотрудников в 2021 году

При разработке должностной инструкции нужно придерживаться алгоритма:

  1. Выделить на предприятии существующие должности и разработать документ для каждой из них. Определить особенности выполняемых сотрудниками функций.
  2. Издается отдельное распоряжение руководителя о создании на предприятии должностных инструкций.
  3. Сформировать группу специалистов, которые будут готовить этот локальный акт. Обычно в нее входят бухгалтеры, юристы и руководители отдельных подразделений предприятия (мастера участков или цехов).
  4. Опубликовать Положение о порядке разработки должностных инструкций. В нем должно быть указано, кто и в какие сроки будет создавать эту документацию.
  5. Определить структуру и содержание инструктажа для работников, занимающих каждую из должностей. Если на предприятии действует профсоюз, то к созданию локальных актов можно привлечь его руководителя.
  6. Определяется форма бланка локального акта, при необходимости она дорабатывается и согласовывается со всеми членами группы.
  7. Инструкция регистрируется и подписывается руководителем, а также всеми ответственными лицами.
Предлагаем ознакомиться  Световые пломбы по омс 2021 | Обновленные поправки в 2021 году

После создания документа с ним знакомят работников, они должны подтвердить свое согласие с необходимостью выполнять эту инструкцию при помощи подписи.

Необязательно формировать должностные инструкции для всех работников. Чаще всего этот документ издают для материально-ответственных лиц и сотрудников производственных цехов. Занимающим остальные должности достаточно перечислить их обязанности в одной из частей трудового договора.

Законом не регламентируется количество бланков должностных инструкций. Их необязательно выдавать работникам на руки. Чаще всего при трудоустройстве соискатели знакомятся с оригиналом документа, а на рабочем месте у них хранится его копия. На вредных производствах делают 3 экземпляра: для архивирования, выдачи работникам и ознакомления.

Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

  • типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению;
  • индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет.

При этом устаревшая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены.

Вывод! Таким образом, потерявшая свою актуальность ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. К вновь введенной ДИ применяются правила о хранении в течение 75 лет или постоянном хранении — для индивидуальных и типовых ДИ соответственно.

Также отметим, что ДИ, являющаяся частью трудового договора, подлежит хранению вместе с ним в течение 75 лет (п. 657 приказа № 558), ДИ — самостоятельный документ подлежит хранению в течение 75 лет, т. к. является индивидуальной.

Важно! Должностные лица, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

Многие отчетные документы, даже те, которые не часто требуются для работы, по закону следует хранить 3 года, а некоторые по несколько десятков лет.

В 2000 году был утвержден «Перечень типовых управленческих документов», образующихся в деятельности организаций, с указанием срока их хранения. Так, в соответствии со ст. 17 закона «О бухгалтерском учете» предприятие обязано хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

Ответственность за хранение этих документов несет руководитель компании. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Налоговое законодательство указывает на то, что в течение 4 лет налогоплательщик обязан сохранять данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, а также документы, подтверждающие полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и удержанные налоги.

Кроме того, необходимо обратить внимание на кадровые документы. Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие, связанные с личным составом организации, хранятся не менее 75 лет после наступления события, которое они оформляют. Поэтому, например, приказ об увольнении надо хранить 75 лет именно с момента увольнения.

Исключение здесь составят лишь приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Они хранятся всего 5 лет. Также положено хранить трудовые договоры и личные карточки и дела работников.

А личные дела руководителей хранятся и вовсе постоянно. Также постоянно положено хранить договор, фиксирующий права и обязанности руководителя организации. Обратите внимание, что документы, полученные от кандидатов, не принятых по каким-либо причинам на работу, все равно надо хранить на протяжении года. Постоянный срок хранения установлен и для штатного расписания, должностных инструкций и изменений.

Правила внутреннего распорядка и графики отпусков положено хранить даже после замены их новыми в течение года. Другие правила и инструкции (в том числе и проекты), разрабатываемые работодателем, должны храниться на протяжении 3 лет после их замены. Причем в данном случае 3 года считают с момента утверждения документа.

Предлагаем ознакомиться  Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве - Юр-консультант

Есть свои правила и для ликвидируемых предприятий. Налоговые органы вправе запросить у должностного лица документы, притом с живой печатью. Поэтому, до тех пор, пока на федеральном уровне не разработано методики учета, хранения и уничтожения печатей, важно помнить, что срок ее хранения не менее пяти лет.

Общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества обязаны хранить:

— учредительные документы, а также внесенные в учредительные документы общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;

— протоколы собрания учредителей, содержащие решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества;

— документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;

— документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

— внутренние документы общества;

— положения о филиалах и представительствах общества;

— документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;

— протоколы общих собраний участников общества;

— списки аффилированных лиц общества;

— заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

Место хранения документов организация определяет самостоятельно. Как правило, это специальные помещения либо закрывающиеся шкафы в бухгалтерии. Сохранность бумаг, их оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер, по иным документам ответственность наступает, в том числе и у руководителя организации.

Организация собственного хранилища документов требует значительных затрат на закупку специального оборудования, наем дополнительного персонала (архивариусов), аренду площадей под архивы, обеспечение безопасности. Поэтому, архивы можно передавать на хранение как частным, так и государственным нотариусам по описи. При этом один экземпляр списка остается у нотариуса, другой экземпляр выдается лицу, сдавшему документы на хранение.

Нотариус может принять документы и без описи, если они упакованы надлежащим образом (упаковка скрепляется печатью нотариуса, подписывается им и лицом, сдавшим документы). В таких случаях нотариус несет ответственность за сохранность упаковки. Сдавшему документы на хранение выдается свидетельство. Возвращение принятых на хранение документов производится по предъявлении свидетельства и описи либо по решению суда.

Однако наиболее распространенный и выгодный это третий вариант, вариант хранения документов в организации, осуществляющей такой вид деятельности, как архив. При этом заключается гражданско-правовой договор. Ответственность по хранению документов возлагается на сотрудников архива. Если у вас есть дополнительные вопросы, вы можете обратиться в нашу компанию…

Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета

По окончании календарного года эти документы подшиваются в дела, папки с которыми еще 3-4 года хранятся в специально оборудованных шкафах в бухгалтерии, а затем передаются на хранение в архив предприятия.

Порядок хранения бухгалтерских документов в организации устанавливается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. При этом разница в сроках хранения таких документов объясняется различиями в степени важности, необходимости для исчисления и уплаты налогов, осуществления бухгалтерского учета.

Это важно знать: Обязанности должностных лиц, допущенных к государственной тайне

Те первичные документы, в соответствии с которыми исчисляются и отчисляются налоги и страховые взносы, согласно НК РФ, должны хранится на предприятии не менее четырех лет. К таким документам относятся те, которыми подтверждается получение доходов, произведенные предприятием расходы и выплаты в бюджет по налогам.

В таблице представлены сроки, установленные для хранения разных видов документов бухгалтерского и налогового учета.

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности

Лицевые карточки, счета работников

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет

Исполнительные листы работников

до минования надобности

Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками

Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды

Порядок пересмотра должностной инструкции

Должностная инструкция техника-технолога сварочного производства

Настоящая должностная инструкция определяет

обязанности, права и ответственность техника-технолога сварочного производства.

Закрытое акционерное общество «Альфа»

Должностная инструкция № 224

техника-технолога сварочного производства

г. Москва 2021-01-03

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность техника-технолога сварочного производства.

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается генеральным директором.

1.3. На должность техника-технолога сварочного производства назначается лицо, имеющее среднее профессиональное (техническое) образование без предъявления требований к стажу работы.

Предлагаем ознакомиться  Коэффициент маневренности: что это такое и как рассчитать

1.4. Техник-технолог сварочного производства (далее – техник-технолог) в своей деятельности руководствуется:

– действующими нормативно-техническими документами по вопросам выполняемой работы;

– уставом организации, локальными нормативными актами организации;

– настоящей должностной инструкцией.

1.5. Техник-технолог должен знать:

– единую систему технологической подготовки сварочного производства; – стандарты, технические условия и другие нормативные и руководящие материалы по проектированию, разработке и оформлению технологической документации сварочного производства;

– конструкцию изделия или состав продукта, на которые разрабатывается технологический процесс сварки;

– порядок и методы планирования технологической подготовки производства и выполнения сварочных работ;

– методы и способы сварки;

– технические требования, предъявляемые к применяемым при сварке материалам, нормы их расхода;

– технические характеристики проектируемого объекта и требования к нему;

– технологию производства выпускаемой предприятием продукции;

– основное технологическое оборудование предприятия и принципы его работы;

– типовые технологические процессы и режимы сварочного производства; – методы проведения патентных исследований в области сварочных работ;

– основные требования организации труда при проектировании технологических процессов сварочных работ и сварочного оборудования;

– основы экономики, организации труда и организации производства;

– основы трудового законодательства;

– правила и нормы охраны труда.

1.6. Техник-технолог подчиняется непосредственному руководителю.

1.7. На время отсутствия техника-технолога (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Разрабатывать под руководством инженера-технолога прогрессивные технологические процессы и оптимальные режимы сварочного производства на простые виды продукции или ее элементы, обеспечивая:

– соответствие разрабатываемых проектов технологических режимов сварки, норм расхода материалов, правил технической эксплуатации оборудования техническим заданиям и действующим нормативным документам по проектированию;

– соблюдение высокого качества продукции;

– сокращение материальных и трудовых затрат на ее изготовление.

2.2. Устанавливать пооперационный маршрут сварки в процессе изготовления продукции и контроль по всем операциям технологической последовательности.

2.3. Составлять карты технологического процесса сварки изделий, маршрутные и материальные карты, ведомости оснастки и другую технологическую документацию.

– в проведении патентных исследований касающихся методов и технологии сварки, организации сварочных работ и совершенствования сварочного оборудования;

– в составлении технических заданий на проектирование приспособлений, оснастки и специального инструмента для сварочного оборудования, предусмотренных разработанной технологией;

– во внедрении технологических процессов сварки и автоматизации сварочных работ;

– в выявлении причин некачественных сварных швов, в подготовке предложений по его предупреждению и ликвидации.

2.5. Оформлять изменения в технической документации в связи с корректировкой технологических процессов сварочных работ и режимов сварочного производства и согласовывать их с подразделениями предприятия.

2.6. Принимать участие в разработке технически обоснованных норм времени (выработки) на выполнение сварочных работ, рассчитывать подетальные и пооперационные материальные нормативы, нормы расхода сырья, материалов, инструмента, топлива и энергии, экономическую эффективность проектируемых технологических процессов сварочных работ.

2.7. Контролировать соблюдение технологической дисциплины сварочного производства и правил эксплуатации сварочного оборудования.

2.8. Участвовать в испытаниях сварочного оборудования, в проведении экспериментальных работ по проверке и освоению проектируемых технологических процессов и режимов сварочного производства.

ПРАВА

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Привлекать с разрешения руководства работников всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Техник-технолог несет ответственность:

[2]

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под расписку все работники организации, на которых распространяется действие этой инструкции.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора от 2021-01-03 №67.

Руководитель отдела кадров Е.Э.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *