Как написать сопроводительное письмо к резюме и коммерческому предложению: примеры, образец и рекомендации | Копирайтинг c Шардаковым

Вводный абзац

Как правильно начать коммерческое предложение? Читайте вот этот пост. А вообще просто напомните клиенту о проблеме. Но проблема должна быть не абы какой, а связанной с его бизнесом. Почти всех бизнесменов тревожат следующие вопросы:

  • Как приумножить прибыль?
  • Как сэкономить деньги?
  • Как делать работу быстрее и эффективнее?
  • Как привлечь больше клиентов?
  • Как уделать надоедливых конкурентов?

И так далее. Каждый из этих пунктов можно сделать распространенным, то есть раздробить одну большую проблему на комплекс проблемок.

Пример. Владельца бюро переводов волнуют мотивация сотрудников, несовершенство нынешнего ПО и неважно отлаженные процессы. Все это относится к третьему пункту («Как делать работу быстрее и эффективнее»).

Как писать холодное коммерческое предложение на оказание услуг, чтобы с первых строк подсадить читателя на крючок?

Задайте себе три вопроса:

  1. Почему проблема негативно влияет на бизнес клиента?
  2. Как он справлялся с ней раньше?
  3. Какие трудности при этом испытывал?

Будут ответы на эти вопросы – будет годный проблемный абзац.

В вводном абзаце не обязательно прямо указывать клиенту на болячки. Можно пойти от обратного и нарисовать клиенту картину светлого будущего, где он уже и не вспоминает о допекавших его трудностях.

Важно: не раздувайте вводный абзац на полстраницы. Достаточно расписать все в 2-7 строках.

Что недопустимо при составлении коммерческих предложений

В современной деловой переписке есть несколько правил, нарушение которых указывает на непродвинутость компании, нежелание следить за тенденциями и другие неприятные характеристики:

  1. Ошибки и опечатки. Незнание языка намекает на низкий уровень образования составителя, а опечатки — на торопливость и невнимательность. Перед отправкой текст письма должны вдумчиво и неторопливо прочитать несколько человек.
  2. Канцеляризмы, шаблонные фразы и избитые обороты. Читать такие предложения неинтересно.
  3. Пафос и преувеличение. Фразы «мы лучшие в своём деле» и «у нас нет конкурентов» определённо заставляют усомниться в профессионализме автора. Лучше написать, почему вы являетесь выгодным партнёром: «мы поможем выбрать оптимальный товар, а потом доставим его в ваш офис».
  4. Неуместный юмор, каламбуры, анекдоты больше подходят для частной переписки. Бесспорно, в отдельных случаях шутки украшают предложение, а кому-то из контрагентов даже могут понравиться. Но не всем, поэтому лучше оставить их для личного общения и помнить, что цель письма — установить контакт, а не насмешить.
  5. Извинения за отнятое время. Направляя письмо о сотрудничестве, вы не отнимаете у контрагента время, а делаете ему выгодное предложение, которое интересно вам обоим.
  6. Слишком много цифр. Замечательно, если свою позицию на рынке вы можете подтвердить числами, но не нужно вставлять в текст статистику роста с момента создания компании. Это лишнее и не работает на сотрудничество.

Коммерческое предложение о сотрудничестве
Чем лаконичнее вы выражаете мысли, тем выше ваш профессиональный уровень.

Аргументация

Итак, вы уже как-то начали КП и что-то предложили клиенту. Следующая задача – убедить человека в ценности вашего предложения.

Для этого составьте мощный, обезоруживающий список преимуществ. Естественно, с позиции их выгоды для клиента. Выпишите все преимущества, что придут вам в голову. Прямые и вытекающие, очевидные и те, за которыми нужно лезть в чертоги разума. Должно получиться не меньше 10 пунктов. Затем вычеркните общие и оставьте те, которые делают ваше предложение уникальным, а текст – убедительным.

Допустим, вы у вас клининговая общая. Она ничем не выделяет фирму среди конкурентов.

А если вы укажете, что штат компании позволяет выделить на один офис до 10 уборщиков, которые отдраят все полы за час? Это же просто здорово!

А как вам такое: уборка не только в рабочее время, но и после шести, чтобы не отвлекать персонал. Будь я на месте адресата – заказал бы не раздумывая.

Любые аргументы подтверждайте цифрой или фактом. Голословность – архивраг продающего текста.

— Если прибыль вырастет вдвое, то за какой срок?

— Если новое решение эффективнее прежнего, то почему?

— Если работали с крупными компаниями, то с какими?

— Нужны какие-то расчеты – проведите их.

Качество печати на уровне оригинального картриджа.

Мы используем тонер SCC (США) и оборудование Irwin и Atrix. Перед заправкой картриджа удаляем остатки старого тонера и проверяем состояние механики.

Вариант №3: сопроводительное письмо без вложения

В этом подходе Вы отправляете только краткое письмо, без вложенного КП. Суть этого подхода — вызвать интерес и спровоцировать отклик. И только затем высылать компред. Посмотрите, как это реализуется на примере.

Печатная продукция

День добрый, %имя%

Меня зовут Иван Иванов, я коммерческий директор компании “СуперПринт”, и я хочу полностью закрыть Вашу потребность в печатной продукции.

Мое предложение включает в себя сокращение Ваших издержек до 30%, бонусный тираж и доставку из типографии в течение 24 часов,даже в выходные дни.

Позвоните мне по телефону 7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ, чтобы обсудить детали или ответьте на это письмо в течение 3-х рабочих дней, чтобы получить коммерческое предложение.

Отличного дня!

Обратите внимание: мы представляемся, кратко доносим суть и закрываем человека на два варианта дальнейших действий. Без заигрываний. Без выпендрежа. Без копирайтерских ухищрений. Такой подход хорошо использовать, когда нужно протестировать заинтересованность потенциальных клиентов в Ваших товарах и/или услугах.

Вариант №4: сопроводительное письмо “холодный” компред

Классическая связка, компромиссный вариант. Обязательно нужно тестировать, т.к. иногда оказывает обратный эффект: “Мало того что отправляют спам, так еще и с вложением, — неслыханная наглость!”

В остальном сохраняется общее идейное направление:

  1. Представляемся
  2. Доносим суть, отвечая на вопрос “Зачем?”
  3. Интересуем выгодным предложением
  4. Переводим на вложенный файл

Посмотрите, как это выглядит на примере.

Поставки металлопроката

День добрый, %имя%

Меня зовут Иван Иванов, я коммерческий директор компании “СуперМеталлопрокат”, и я хочу стать эксклюзивным поставщиком металлопроката для Вашей компании.

Мое предложение включает в себя сокращение Ваших издержек до 30%, доставку партии до 200 тонн в течение 24 часов в любую точку Москвы и Московской области, а также несколько других бонусов. Чтобы Вам было удобнее, я изложил суть в приложенном файле.

Для обсуждения деталей позвоните мне по телефону 7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ.

Отличного дня!

Обратите внимание на слово “эксклюзивный”. Здесь используется принцип контраста и провокация. Т.е. заведомо закладывается повышенная планка, чтобы было больше маневров при переговорах. Я подробно опишу эту технику в одной из последующих статей.

Зачем его составлять?

Такое обращение прилагается к отправляемым документам, коммерческим предложениям или резюме. Поскольку его составление не является императивным требованием законодательства, то форма послания носит произвольный характер. Подобный бланк позволяет максимально упорядочить делопроизводство и имеет существенное значение для отправителя, поскольку содержит следующие сведения:

[3]

  • дату отправления. При необходимости это послужит доказательством того, что материалы были отправлены в срок;
  • опись документов. Она позволит доказать их наличие у получателя;
  • регистрационный номер (присваивается после получения). Даст возможность контролировать сроки исполнения.

Если последний пункт имеет для вас принципиальное значение, то рекомендуется направить документацию заказным отправлением — это гарантирует доставку и подтвердит получение (что необходимо, к примеру, при обмене материалами между сторонами судебного разбирательства).

Как отслеживается маршрут обращения

Как и любая официальная корреспонденция, послание проходит следующие этапы:

  1. Исполнитель визирует проект бланка у уполномоченного должностного лица.
  2. Обращение с пакетом приложений подписывается у генерального директора.
  3. Регистрация и присвоение исходящего номера.
  4. Отправка адресату заказным отправлением.
  5. В организации-адресате поступившая документация проверяется на наличие всех указанных приложений. Если каких-либо из заявленных документов не хватает, то составляется соответствующий акт, и все возвращается отправителю.
  6. Если все в порядке, то обращение регистрируется, и ему присваивается входящий номер.
  7. Руководитель организации-адресата знакомится с ним и назначает исполнителя.
  8. Секретарь передает задачу исполнителю, при этом оригинал он оставляет в канцелярии и подшивает в дело.

Что же касается правил хранения, то подобные официальные послания хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию, в течение пяти лет. По истечении этого срока следует провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить.

Как оформлять коммерческое предложение

Коммерческое предложение рассылается по почте. Это имеет минимальный отклик. Но, при правильно выбранном дизайне можно расположить к себе клиента и даже подтолкнуть к выполнению целевого действия.

6 правил дизайна коммерческого предложения:

  1. Читабельное. Текст должен легко читаться. Используйте стандартный шрифт, без засечек и излишних завитков. Отступы средние, 1,5 строки будет достаточно.
  2. Структурированное. Сплошной текст делите на блоки и абзацы. В каждом тезисе выражайте одну мысль. Используйте заголовки и подзаголовки.
  3. Контрастное.Используйте контрасты, как акцент для важной информации. Следите, чтобы цвета были не кричащими и едкими для глаз, это отпугивает.
  4. Наглядное. Внесите графические элементы: графики, диаграммы, статистики.
  5. Именное. Разместите логотип своей компании.
  6. Интерактивное. Интерактивная навигация облегчит переход по слайдам. Совет: подготавливая КП в формате pdf, укажите ссылку на сайт или его конкретную страницу.

Не допускайте ошибок

  • Избегайте использование сложных форм предложений. Только короткие фразы. Ваш текст должен быть максимально приближен к диалогу.
  • Будьте уникальны. Не пишите скучными избитыми фразами, пусть ваше описание услуг отличается от предложений конкурентов.
  • Завышенная оценка товара. Не переусердствуйте с описанием продукта. Каждое достоинство подкрепляйте выгодами для клиента.
  • Правильно определяйте аудиторию. Направлять одно и тоже письмо всем подряд, не определив потребности, бессмысленно. А в случаи с горячим предложением не уважительно.
  • Не лейте воду. Это деловой текст, здесь нужно излагаться конкретно и по делу.
  • Не допускайте заспамленности заголовков. Употребляйте цифры, выгоды и интриги для клиента в пределах нормы.
  • Не давайте обещаний, которых не выполните. Неосуществимые обещания вызовут сомнения.
Предлагаем ознакомиться  Внутренняя опись документов в личном деле работника

Обязательно проверьте текст на ошибки. Проверьте структуру написания. На все ли вопросы вы ответили.

Отличительные признаки хорошего письма о сотрудничестве

Как правильно написать письмо с предложением о сотрудничестве? Составитель должен понимать, что это визитная карточка компании. Оно показывает, насколько организация продвинута, в курсе ли современных тенденций делового общения и заинтересована ли по-настоящему в совместной работе.

Всё это можно определить даже после поверхностного просмотра письма. Хорошими признаками являются:

  1. Ясно сформулированная тема письма, без общих фраз и тем более без обмана.
  2. Вежливое приветствие, указание на персональный характер обращения (имя руководителя, наименование компании.
  3. Информативность. Содержание письма формулируется в виде 2-3 абзацев, полностью раскрывающий суть обращения. Предложения короткие, легко читаются вслух. При работе над текстом проверяйте и исключайте не только орфографические и пунктуационные ошибки, но и:
  4. страдательные залоги;
  5. многосоставные предложения (лучше разбить на несколько простых);
  6. сравнительные обороты (если они не работают на раскрытие предложения).
  7. Письмо занимает только 1 страницу (особенно это касается бумажных вариантов). Такой объём покажет, что компания ценит время своих потенциальных партнёров.
  8. Бумажные предложения оформлены на фирменном бланке, напечатаны качественно и в цвете. Тусклая краска, полосы и пятна при печати недопустимы, так как показывают, что компания не способна даже наладить принтер и перспективы сотрудничества с ней туманны.
  9. Вся дополнительная информация отправлена как приложение или вложения. В электронном варианте все файлы названы правильно (например, не «картинка 1», а «прейскурант цен на строительные материалы»). В тексте письма есть ссылка на дополнительные материалы.

Очень важное исключение

Люди старой закалки лучше воспринимают письма на бумаге
Люди старой закалки лучше воспринимают письма на бумаге и на «своем» языке.
Иногда бывают случаи, когда простой подход не работает. Просто потому что есть аудитория, которая не привыкла так воспринимать информацию. Как правило, это люди старой закалки (мужчины 50 ). Такие люди многое повидали и привыкли к двум вещам:

  1. Чувствовать информацию в руках. Другими словами, им нужно подавать информацию на бумажном носителе. Еще лучше — в виде входящего письма на организацию (особенно актуально для госкомпаний).
  2. Воспринимать на своем языке. Т.е. им нужно все излагать на канцелярском, витиеватом, официально-деловом языке.

Посмотрите пример такого сопроводительного письма. Помните, что оно на бумажном носителе с соответствующими шапками.

Уважаемый Иван Иванович!

Просим Вас рассмотреть возможность включения в тендерную заявку металлопроката производства ООО “Суперметаллопрокат” как сертифицированного строительного материала для Ваших производственных линий.

Доводим до Вашего сведения, что в случае реализации тендерной заявки и закупке металлопроката производства ООО “Суперметаллопрокат” через соответствующие процедуры, экономия средств на закупках для Вашего предприятия составит более 2 млн. рублей при сохранении требуемого уровня качества продукции, предъявляемого ГОСТ.

Просим дать ответ в течение 7 рабочих дней с момента получения данного письма.

Сложно читать, сложно воспринимать, но на то это и исключение.

Пожалуй, самое гениальное коммерческое предложение в истории

Составлено это коммерческое предложение было Дэвидом Огилви в марте 1959-го года – одним из величайших копирайтеров в истории.«При скорости 60 миль в час самый сильный шум в этом новом Rolls-Royce издают установленные в нем электрические часы».

  1. «При скорости 60 миль в час самый сильный шум издают электрические часы», — сообщает разработчик двигателя. Шум от трех глушителей значительно тише.
  2. Перед установкой каждый двигатель Rolls-Royce непрерывно работает в течение семи часов при полностью открытой дроссельной заслонке. Каждая машина тестируется на сотнях миль различных дорожных покрытий.
  3. Rolls-Royce на 18 дюймов короче, чем самые большие американские машины, и потому удобен для парковки.
  4. Rolls-Royce создан как автомобиль для персонального вождения. Он снабжен усилителем руля, тормозов и автоматической коробкой передач — им легко управлять. Вам не потребуется шофер.
  5. Готовые автомобили на протяжении недели проходят доработку в специальном тестовом центре, где подвергаются 98 отдельным испытаниям. Например, инженеры с помощью стетоскопа прослушивают скрип оси.
  6. Rolls-Royce предоставляет гарантию на 3 года. Создана новая сеть дилеров и сеть продажи запчастей, так что обслуживание не вызовет хлопот.
  7. Радиатор Rolls-Royce никогда не изменялся, кроме случая, когда в 1933 году скончался сэр Генри Ройс, — монограмма RR из красной стала черной.
  8. Кузов покрывается пятью слоями начальной краски, каждый слой растирается руками, прежде чем наносятся девять слоев окончательной краски.
  9. С помощью специального переключателя на рулевой колонке вы сможете настраивать амортизаторы с учетом дорожных условий.
  10. Из-под приборной панели выезжает столик для пикника, сделанный из французского ореха. Еще два столика спрятаны в спинках передних сидений.
  11. Дополнительно вы можете заказать автомат по изготовлению кофеэ спрессо, диктофон, кровать, горячую и холодную воду для умывания.
  12. Есть три отдельные системы усилителей торможения — две гидравлические и одна механическая. Повреждение одной не влияет на состояние других. Rolls-Royce — очень безопасный автомобиль и очень быстрый. Он уверенно мчится на скорости 85 миль в час. Максимально допустимая скорость — 100 миль в час.
  13. Rolls-Royce выпускает Bentley. Кроме радиаторов, это идентичные автомобили, разработанные теми же инженерами. Люди, чувствующие неуверенность при вождении Rolls-Royce, могут приобрести Bentley.

Цена. Rolls-Royce, о котором здесь говорится, стоит $13 995. Если вы желаете провести тест-драйв автомобилей Rolls-Royce и Bentley, напишите нам или свяжитесь с одним из дилеров, перечисленных на следующей странице.

Пример правильного сопроводительного текста для резюме

Отклик на вакансию (коммерческий директор) — Иванов И.И.

День добрый!

Я хочу пройти собеседование на вакансию коммерческого директора в Вашей компании. На предыдущей работе я занимал аналогичную должность и решал требуемые задачи. Плюс, выстроил автономный отдел продаж из 40 человек, увеличив его эффективность на 178%.

Все подробности в резюме, которое прилагаю.

Пожалуйста, используйте для связи основной телефон: 7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ

Отличного дня!

Обратите внимание на несколько простых трюков, которые использовались в тексте письма.

  1. Мы сразу заявляем о промежуточном намерении пройти собеседование, а не получить работу. Здесь двойное дно: с одной стороны, согласиться на собеседование проще, чем согласиться дать должность. А во-вторых, человек на том конце видит, что у Вас профессиональный подход, и не только он выбирает Вас, но и Вы выбираете из нескольких компаний.
  2. Вы с ходу объясняете, почему Вы подходите для этой должности и подкрепляете свои слова фактами.
  3. Мы делаем затравку и связку с резюме. Человеку становится интересно, что Вы за специалист, где работали и что можете. Это все равно что найти карту сокровищ и захотеть исследовать ее.
  4. Несмотря на то что сопроводительное письмо сравнительно небольшое, оно написано по модели AIDA.

Идею Вы поняли. Давайте подытожим, чего быть в сопроводительном письме не должно.

Примеры плохих тем для письма

Для резюме:

  • Вакансия (вакансий может быть много, неясно, на которую из них отклик… и отклик ли вообще?)
  • Больше вы такого сотрудника не найдете! (ни одного полезного слова; таких тем приходит много)
  • Поздравляю! Вы нашли своего лучшего программиста! (слишком дерзко; впрочем, могут позвать чисто из любопытства, но в большинстве случаев письмо даже не читают)
  • (без темы)

Предлагаем ознакомиться  Антикризисный консалтинг: разработка антикризисной стратегии предприятия

Для коммерческих предложений:

  • Коммерческое предложение (тема слишком избитая и абстрактная)
  • Металлопрокат со скидкой 50%!!! (явный признак спама со всеми вытекающими, хотя заголовок может заинтересовать)
  • А вам когда-нибудь делали такое предложение? (тема может заинтересовать только если человеку нечем заняться; в B2B-сегменте чаще всего остается без внимания)
  • Предлагаем рассмотреть возможность закупки у нас холодильного оборудования по специальным ценам только до 1 августа (слишком длинная и навязчивая тема — в спам!)

В идеале тема письма должна состоять из 1-5 слов, при этом максимально конкретно передавать суть Вашего послания. Без выпендрежа. Помните, что по ту сторону монитора тоже сидит живой человек, который не любит спам и устал, разгребая почту. Упростите ему задачу, и он скажет Вам спасибо.

Примеры сопроводительного email-письма

Мы согласны с утверждением, что без наглядности и примеров любая теория и какие угодно рекомендации выглядят пустыми и слишком общими.

Итак, встречайте пример сопроводительного email-письма:

Меня зовут Сергей Иванов, я — директор компании «____________». Мы с Вами познакомились на встрече предпринимателей Санкт-Петербурга, которая состоялась 27 июля в «Гостином Дворе».

У нас с Вами была очень занимательная и содержательная беседа относительно видов бизнеса с быстрой окупаемостью — как мы договорились, отправляю более подробную информацию о проекте «Мини-завод по производству газобетона».

Прилагаю детальную информацию и расчёты — со мной можно связаться по тел. _________.

С наилучшими пожеланиями,

Заметили одну маленькую особенность? Я нигде не использовал сочетание слов «коммерческое предложение», вы даже слова «предложение» не найдёте. Как думаете, почему?

Ещё предлагаю вам изучить вариант сопроводительного письма, когда поступает запрос на коммерческое предложение через форму корпоративного сайта:

Меня зовут Сергей Иванов, я руководитель проекта «__________». Вы оставили запрос через форму сайта, в котором хотели бы получить более детальную информацию о нашей программе «____________».

Все интересующие Вас сведения прилагаю, плюс экономическое обоснование главной выгоды — способствование снижению возврата товаров до 5-7 %.

Изучите все данные в предложении, при возникновении дополнительных вопросов — со мной лично можно связаться по тел.____________.

С наилучшими пожеланиями, Сергей Иванов

Как видите, все предельно, ясно, понятно и бьёт по потребностям получателей. Желаем вам лаконичных и эффективных писем!

Если коммерческое предложение отправляется без сопроводительного письма — есть риск, что его не откроют, не распечатают и не прочтут.

Примеры хороших тем для письма

Для резюме:

  • Отклик на вакансию (коммерческий директор) — Иванов И.И.
  • Резюме (коммерческий директор) — Иванов И.И.

Первая тема используется для “холодного” отклика, т.е. когда Вы еще не общались ни с HR-ом, ни с другим представителем компании. Вторая тема используется после предварительной беседы, например, по телефону, когда Вы договорились об отправке резюме, и человек его ждет.

Главное преимущество такой темы — человек уже знает, что внутри, и легко может найти Ваше письмо в потоке корреспонденции (если потом будет нужно). Но, главное, человек будет Вам просто благодарен за то, что Вы сэкономили его время и предоставили нужную информацию. Максимально просто и доступно. Где благодарность — там расположение. А где расположение — там выбор в Вашу пользу.

Для коммерческих предложений:

  • Поставки металлопроката (ООО “Ваша компания”)
  • Заказы на строительство домов (например, если Вы предлагаете рекламные услуги по привлечению клиентов)
  • Техническое обслуживание серверов
  • Коммерческое предложение на грузоперевозки (ООО “Ваша компания”) (если Ваше КП уже ждут)

Здесь нужно прояснить один важный момент. В отличие от сопроводительного письма для резюме, для коммерческих предложений спектр тем гораздо шире и зависит от типа КП: “холодное” или “горячее”.

В случае с “холодным” типом КП у Вас де-факто обычный спам, и заголовки могут быть любыми. Главное — чтобы они привлекли внимание получателя и заставили его открыть и прочитать письмо.

В случае с “горячим” коммерческим предложением можно не выпендриваться, поскольку информацию уже ждут, и можно просто и конкретно написать, что внутри письма.

В последнее время я провожу много экспериментов с “холодными” КП и заметил, что даже в случае массовой рассылки лучше работают простые и конкретные заголовки, которые четко обозначают тему разговора, но не раскрывают подробности. Так получатель понимает, что тема его касается и открывает письмо, где получает более развернутую информацию.

Обычное письмо. Бумажное.
Эх… А помните, когда интернета не было и использовались обычные письма? Все-таки, была в них какая-то романтика. Да и хранить можно было. Для воспоминаний. Все-таки, как ни крути, у электронных писем ценность намного меньше.

Продажа цены

Александр Строев,

генеральный директор , Москва

Чтобы получать положительные ответы от таких крупных заказчиков, как, например, «РосАтом», «Сибирская генерирующая компания» и др., я начал изучать их регламенты по закупкам. Этот опыт навел нас на мысль создать собственный внутренний регламент по подготовке коммерческих предложений для крупных клиентов.

Вот какие положения обязательно должны быть предусмотрены в форме коммерческого предложения.

Узнать 12 элементов КП

В коммерческом предложении на услуги надо указывать цены.

Мы, копирайтеры, и вы, бизнесмены, так долго прятали цены в компредах, на сайтах и вообще везде, что у клиентов выработался стереотип: если стоимость не указана, услуга дорогая. А ведь это не всегда так.

Многие оправдывают свою ценофобию якобы сложным ценообразованием. Или боязнью, что конкуренты подсмотрят и предложат аналогичный продукт еще дешевле. Но всегда можно указать какие-то пределы или хотя бы минимальную стоимость. И всегда найдется умник, который переплюнет вас по цене, даже если будет работать в убыток. Это закон рыночных джунглей.

Ладно, цену вы указали. Но что делать, если она действительно высока? Воспользуйтесь любым из этих приемов.

Что еще поможет развеять сомнения читателя:

  • Гарантии с манибэком
  • Отзывы клиентов
  • Мнения экспертов
  • Список клиентов
  • Фото «До/После»

Указывайте эту информацию до сообщения цены или сразу после.

Но помните: объем коммерческого предложения ограничен. Для холодного КП во вложении это 1-2 листа A4. Больше – только если есть сложные расчеты и таблицы. Если рассылаете КП в самом письме, то объем должен быть не более 1-1,5 экрана ноутбука средних размеров (это ~ 1 лист A4).

Таким образом, если у вас есть 10 отзывов о продукте, укажите один-два самых убедительных. То же самое со списком клиентов. Выберите 3-5 самых громких имен.

Советы по составлению сопроводительного письма для коммерческого предложения

Будьте предметны. Не читайте лекции по истории («Страсть к путешествиям появилась у людей ещё издревле…») и не притворяйтесь википедией («Израиль – государство в Юго-Западной Азии…»). Короче, не занимайтесь копирайтерским онанизмом, пишите только по сути.

Краткость – сестра таланта. Американские маркетологи считают, что оптимальная длина e-mail сообщения – от одной до шести строк, не больше. Трудно с ними не согласиться, пусть даже английский язык и лаконичнее русского.

Не употребляйте фразу «коммерческое предложение». Нигде в письме. Она отпугивает и мигом выдаёт в вас продавца-коммерсанта. Кстати, то же самое касается и названия прикладываемого к письму файла. Исключение — контакт с теплыми и горячими клиентами.

И да: если КП холодное, то сопроводительное письмо не нужно. Оно все испортит. Я писал об этом в другой статье.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо является дополнением к коммерческому предложению. Несёт ознакомительную роль с принципами предложенного сотрудничества. Побуждает к чтению КП. К сопроводительному письму прилагаются:

  1. прайсы с товаром.
  2. цены на услугу.
  3. листовка с мероприятиями компании.

Как написать сопроводительное письмо

  1. Приветствие. Необходимо написать обращение к конкретному человеку, и не забудьте представиться сами.
  2. Презентовать компанию. Короткое описание компании.
  3. Описать услуги компании
  4. Ваши преимущества. В чём отличие ваших услуг от конкурентов.
  5. Конец. Ваше письмо должно закончиться уважительной подписью.

При написании текста нужно:

  • Писать конкретную информацию. Не стоит писать долгие прилюдии.
  • Должно быть кратким.
  • Не используйте слова «коммерческое предложение». Это отпугивает клиента.
  • Излагать мысли просто и ясно. Не пишите сложные терминологии
  • Призыв к действию.

Сопроводительное письмо — это связующая часть между клиентом и коммерческим предложением. Именно от него зависит, затеряется ли ваше предложение среди других писем. Или послужит толчком «открыть КП» для заказчика.

Каждое предложение создаётся индивидуально. И для каждого вида услуги или товара применяются определённые психологические триггеры и уловки.

Будьте уважительны к клиенту, если вам поступил откровенный отказ (иногда с объяснением причины). Не грубите в ответ. Сегодня человек в вас не нуждается, а завтра его мнение может в корне измениться.

Не получается написать коммерческое предложение? Отправленные КП остаются без ответа? Напишите нам — составим правильное КП, которое будет работать.

Сопроводительное письмо: пример

Что писать в сопроводительном письме, каждая организация и сотрудник могут решать самостоятельно, поскольку действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы. Однако определенные рекомендации по оформлению документации можно найти в ГОСТ Р 6.30-2003 (состав реквизитов и их расположение, требования к бланкам организации и много другое).

Предлагаем ознакомиться  Коды видов доходов в справке 2‑НДФЛ с расшифровкой — Бухонлайн

Исходя из обычаев делового оборота, бланк сопроводительного письма должен содержать следующие разделы:

  1. «Шапка». Здесь следует указать реквизиты фирмы-отправителя, ФИО адресата, дату, исходящий номер и краткое содержание письма.
  2. Затем следует заглавие и официальное обращение к адресату по имени и отчеству.
  3. Основная часть. Ее можно условно разделить на две части: сообщение о направлении материалов и инструкция по обращению с ними.
  4. Список приложений. Это самый главный раздел — ведь именно прилагаемые документы являются целью и смысловым центром обращения. Если их несколько, то каждому необходимо присвоить порядковый номер, указать полное название, а также количество листов.
  5. Подпись уполномоченного лица.

В соответствии с общим порядком, предусмотренным ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива, официальное послание необходимо оформить на фирменном бланке, указав регистрационный номер и заверив его печатью. В каждой организации необходимо выработать образец — как пишется сопроводительное письмо, — чтобы исходящая документация всегда была выполнена в единообразной форме.

Способы донесения кп до клиента

Доставить письмо потенциальному получателю можно несколькими способами. По электронной почте.Собираем базу из почтовых адресов предполагаемых клиентов любым удобным для вас способом.

Рассылать можно «в ручную» через Mozilla Thunderbird и Яндекс почту. И другие почтовые сервисы, позволяющие вписать сразу несколько адресов. Или найти программу рассылки email, которая будет доставлять письма большому количеству клиентов одним кликом.

Помните: отклик с холодной рассылки КП очень низкийи не сразу приносит положительные результаты.

Разместить на своем сайте. Сделать в качестве открытого файла к прочтению или в дополнение к акциям.

Провести презентацию во многолюдных аудиториях. При выборе учреждения или компании, где будете проводить презентацию, подумайте — там есть ваша целевая аудитория?

Сруктура сопроводительного письма к коммерческому предложению

1)  Приветствие. Оно должно быть кратким, персонифицированным и универсальным («Доброй ночи!» и «С днём Cвятого Патрика!», если это холодный контакт, однозначно не подходит).

Пример: «Здравствуйте, Федот Алишерович!»

2)  Самопрезентация. Вкратце напомните, кто вы, чем занимаетесь и при каких обстоятельствах контактировали с клиентом прежде. Если не контактировали – опустите эту часть пункта.

Пример: «Меня зовут Всеволод Конеброд. Я консультант по подбору эконом-туров в Израиль, мы общались с вами по телефону в среду в 12:00».

3)  Презентация услуг. В одной-двух строках опишите, в чём «изюм» вашего предложения.

Пример: «Напомню, что через меня вы можете бесплатно подобрать недорогой тур в Израиль от 34 ведущих туроператоров России и мира. Все туры – без комиссий и наценок».

4)  Перенаправление на действие. Подтолкните человека к нужному действию и сообщите свои контакты.

Пример: «Прилагаю детальную информацию об услугах во вложении. По всем вопросам звоните по телефону XXX-XX-XX».

5)  Прощание. Как и в приветствии, придерживаемся общепринятого официального тона (никаких «Чмоки, кукусик!»).

Пример: «С уважением, Всеволод Конеброд».

Структуракоммерческого письма

Письмо должно отвечать клиенту на ряд вопросов:

  • Кто вы? Название вашей фирмы. Информация должна располагаться сверху или внизу предложения.
  • Что вы предлагаете? Продукт, товар или услуга.
  • Чем ваше предложение отличается от конкурентных КП? Аргументируйте.
  • Какая цена? Указывайте цену, либо цену «от». Клиенты могут отказаться от предложения на этапе звонка, узнав реальную стоимость. В итоге, вы потеряете время, на оглашение цены при каждом звонке.
  • Какие проблемы решает ваш продукт? В чем его польза?
  • Почему выгоднее купить у вас, а не у конкурента? Покажите клиенту реальную выгоду.

Клиент заинтересовался. Что теперь? Оставьте призыв к действию. Поясните, что нужно сделать клиенту, чтобы начать сотрудничать с вами: позвонить, написать, приехать…

Идеально, когда клиенту нужно сделать одно действие, без выбора. Хорошо, когда 2 действия: написать на почту или позвонить по телефону. И перебор, когда список действий превышает 3.

Текст сопроводительного письма для резюме

Итак, задача: вызвать у человека интерес к нашему резюме, чтобы он вдумчиво и внимательно с ним ознакомился. Для этого запоминаем первое правило: выбрасываем всю муть, которую пишут в интернете в качестве образца. Вот такого рода:

Плохой пример! Не повторять!

Здравствуйте!

Я посмотрел вакансию менеджера по продажам в Вашей компании, и она меня заинтересовала. Я убежден, что мои знания, опыт и высокие профессиональные качества вкупе с целеустремленностью, коммуникабельностью, стрессоустойчивостью и нацеленностью на результат станут хорошим подспорьем в развитии Вашей фирмы и выведут ее на новый виток развития в будущем.

Для более детального ознакомления с моей кандидатурой прошу рассмотреть мое резюме, которое прилагаю.

Спасибо.

Бла-бла-бла. Куча текста, и ничего по существу. И такое сплошь и рядом. Каждый соискатель (на должность копирайтера, почему-то, особенно) думает, что он уникален, креативен и неповторим. Но суровая правда жизни в том, что такое письмо встречается в каждом втором случае. И когда таких писем десятки, то волей-неволей начинает дергаться бровь.

Чтобы составить хорошее сопроводительное письмо для резюме, держите в уме главную задачу: объяснить человеку максимально просто и доступно, почему Вы подходите для вакантной должности и, главное, почему человек должен вникнуть в Ваше резюме. В таких случаях можно сделать связку письма и резюме. Посмотрите, как это делается на примере.

Требования к документу

Можно сделать вывод, что сопроводительное письмо представляет собой не менее важный документ, чем само КП. А значит, к его подготовке нужно подходит очень серьезно.

Требования, которые предъявляются к такому документу:

  • краткость;
  • напоминание о предшествующем звонке или переговорном процессе;
  • адресность;
  • основное спецпредложение (оффер);
  • дополнительные выгоды;
  • УТП (уникальное торговое предложение), которое составляется коротко;
  • призыв к совершению действия;
  • подпись отправителя, его контакты.

Образец документа

Поскольку и в самом КП нет нужды писать диссертацию, на ознакомление с которой потенциальному заказчику потребуется потратить целый день, для рассматриваемого документа это требование еще более актуально. Все детали, какие-то преимущества уже изложены в самом предложении, а этот документ не должен долго и много убеждать.

Важно знать! Сильно портят эти документы попытки выполнить их в эпистолярном жанре, с применением специального делового языка. Это создает впечатление, что такие же письма рассылаются всем подряд, устраняется индивидуальность и персонификация. Как раз сегмент рынка B2B испытывает недостаток простого человеческого языка и сердечности.

Как уже выше указывалось, упоминание в документе предыдущего контакта: телефонного звонка или очных переговоров — увеличивает конверсию прочтения самого КП. Ошибкой будет, если ссылаться на контакт, которого не было. Некоторые отправители этим грешат, надеясь на то, что за большим объемом дел адресат все не упомнит и просто вскроет письмо.

Основное специальное предложение уже изложено в КП, расписано в нем подробно и с разными опциями. В сопроводительном документе его нужно указать, но другими словами и саму суть. При этом упоминание о нем может быть в самом заголовке предложения или во вводном абзаце.

Усиливайте эффект наличием дополнительных выгод. Это подходит не только для самого КП, но и для сопроводительных документов. Но, как и в предыдущем случае, их упоминание должно быть кратким, в виде акцентированного списка. Про уникальное торговое предложение полностью написано в КП, а здесь нужно указать его всего в одном или двух предложениях.

Поскольку адресата нужно побудить к конкретному действию: прочитать КП, призыв об этом должен быть в самом сопроводительном письме.

Как раз этот момент отсутствует в подавляющем большинстве писем. Отправитель считает, что и так все понятно. Конечно, понятно. Но, как показывает практика, наличие этого призыва увеличивает вероятность открытия письма в несколько раз. В противном случае решение, что делать с полученной бумагой, адресат принимает самостоятельно и далеко не всегда в пользу отправителя.

Функции сопроводительного письма и прилагаемого документа

Сопроводительное письмо — это, по сути, продающий текст, который продает документ (резюме или КП). Продает не за деньги, а за внимание человека по ту сторону монитора.

В свою очередь, сам документ побуждает человека перейти на следующую ступень взаимодействия: собеседование, переговоры, пробный заказ и т.д. В итоге у нас получается простая последовательность.

Связка сопроводительного письма и документа
Связка сопроводительного письма и документа

Если проваливается хотя бы один из элементов, то страдает вся система. Это нужно понимать. Не заинтересовало сопроводительное письмо — документ либо не смотрят, либо смотрят поверхностно. Не заинтересовал (или не посмотрели) сам документ — не будет следующего этапа.

Многие допускают ошибку. Они делают классное КП или резюме, но не придают значения сопроводительному письму. В результате документ летит в урну и распространяется ошибочное мнение, что коммерческие предложения или резюме не работают.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *