СЭД; что это такое, зачем бизнесу электронный документооборот

Что могут современные системы электронного документооборота

Создавать и отправлять документы. Документы можно добавить с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит счета-фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы.

Хранить документы. Все документы хранятся на серверах в дата-центрах, поэтому информацию невозможно потерять. Это безопаснее, чем хранить на личном компьютере.

Распределять входящие документы. В СЭД можно настроить маршрутизацию — назначить подразделение, которое автоматически будет получать документы от определенного контрагента.

Согласовывать документы внутри компании. Отправлять документы на подпись можно как определенному сотруднику, так и всему подразделению. Получателям придет уведомление на эл. почту.

Отправлять документы в контролирующие органы. Если понадобится бумажная копия электронного документа, ее можно распечатать.

Автоматически сверять взаиморасчеты. Можно быстро сопоставить данные актов сверки. Например, бухгалтеру нужно сверить задолженность на конец года по расчетам с контрагентом, суммы у компаний разные. Чтобы найти ошибку, бухгалтер вручную сверяет два акта сверки — свой и контрагента.

Что входит в цикл документооборота

Немного о документах:

  1. документы, которые поступают в какую-либо организацию (компанию, учреждение и т.д.), называются входящими>;
  2. документы, отправляемые из организации, называются исходящими>;
  3. документы, необходимые для функционирования организации и используемые внутри нее, называются внутренними>;
  4. документы, которые фиксируют какую-либо хозяйственную операцию, называются первичными.

Алгоритм документооборота входящего документопотока:

  1. поступление входящих документов в организацию;
  2. первичная обработка выполняется лицом (лицами), в чьих служебных обязанностях это прописано;
  3. регистрация входящих документов в специально созданном реестре входящей документации (как правило, это многостраничный журнал). Процесс регистрации — это следующие действия:
    1. запись наименования отправителя,
    2. запись даты поступления (если документ срочный, то записывается и точное время поступления),
    3. присвоение входящему документу номера (по порядку реестра регистрации);
  4. передача документов на рассмотрение руководству;
  5. создание внутренних документов на основании входящих (при необходимости);
  6. передача их на исполнение соответствующим отделам или персонально каким-либо сотрудникам;
  7. передача их в архив (или в иное место хранения).

Алгоритм документооборота исходящего документопотока:

  1. составление и оформление документа;
  2. согласование сведений, содержащихся в нем;
  3. подписание его уполномоченным сотрудником;
  4. снятие копии для хранения;
  5. регистрация в реестре исходящих документов (регистрация осуществляется аналогично оформлению входящей документации);
  6. отправка документа получателю (почтой, курьером, в электронном формате).

Crm-системы

Прогресс заставляет бизнесменов учиться и использовать для привлечения покупателей и заказчиков особые системы CRM (расшифровывается как Customer Relationship Management – управление взаимоотношениями с клиентами). Родоначальником современного подхода к продажам был американец Джон Генри Паттерсон (1844 г. — 1922 г.), он считал, что во главе угла стоит клиент. Именно для сбора и обработки сведений о покупателях, их потребностях, интересах и созданы CRM-системы.

Используют CRM обычно сотрудники call-центров, менеджеры по продажам, маркетологи, руководители отделов, филиалов и компании в целом.

Основные этапы работы:

  • Обращение и заинтересованность в товаре или услуге (как вариант, не клиент обращается в организацию, а менеджер связывается с покупателем по телефону, в соцсети, электронной почте и другими способами, предлагая покупку).
  • Отметка об уровне интереса (не интересно, купил бы, но не сейчас, может порекомендовать того, кто зачет совершить покупку, просит связаться позже и т.д.) или оформление заявки
  • Обработка заявки (передача данных администратору, замерщикам, бухгалтеру для расчета. стоимости, выезду на место, составления счета или запись на встречу).
  • Передача заказчику данных (информация о дате и времени записи, сроках выезда специалиста).
  • Получение оплаты.
  • Общение с клиентом в процессе работы (согласование новых сроков, подключение дополнительных опций, перенос встреч, решение проблем с заказом).
  • Завершающий этап (передача результатов или товара, получение отзыва, определение будущей заинтересованности и потенциальных интересов покупателя), отправка (подписание) документов.

Важно! В результате общения в системе появляется карточка, сохраняющая подробную информацию о покупателе. Для обработки персональных данных физического лица необходимо получить его согласие

При помощи CRM происходит обмен с клиентом документами и взаимодействие между отделами. Обычно в обороте фигурируют заявка, счет, акт или накладная, наряд, договор. Они могут формироваться в самом сервисе, что упрощает работу менеджера и увеличивает скорость его работы, а значит, объем продаж.

Возможен ли обмен документами между двумя системами?

Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.

Существует два способа подключения роуминга между фирмами-партнерами:

  1. Автоматический. В 1С, работающей по ЭДО, в настройках нужно нажать кнопку «Создать». В открывшемся окне заполнить «Профиль настроек ЭДО», «Контрагент», «Договор контрагента» и кликнуть на «Отправить приглашение». Это действие отправит приглашение на ЭДО выбранному контрагенту. Партнер также должен заполнить соответствующие поля и направить встречное приглашение. После этого обе фирмы увидят у себя статус «Присоединён». С этого момента они могут начать пользоваться электронным документооборотом.
  2. По требованию. Пользователи 1С, подключенные к ЭДО, запрашивают роуминг у оператора в тех случаях, когда автоматическое соединение недоступно. Для этого необходимо оставить заявку в «Личном кабинете», отправить письмо по электронной почте или позвонить в службу поддержки. Приняв заявку, оператор свяжется с контрагентом и запросит его согласие на обмен документами. Дальнейшие настройки роуминга делают сотрудники компаний. Пользователям ЭДО остается лишь обновить статусы, они должны измениться на «Присоединён».

Чтобы перейти на сервис, нажмите на заголовок. Ссылка вшита в название.

Система ЭДО «Контур Диадок» позволяет работать с документами дистанционно и решить любой рабочий вопрос не покидая кабинет. Все отправляемые документы обладают юридической силой, так как заверяются электронной подписью. Подписанные таким образом бумаги приравниваются к бумажным вариантам. Системой «Контур Диадок» пользуются более миллиона компаний.

Система ЭДО позволяет пользователям получать, отправлять и подписывать аналоги бумажной документации. Она взаимодействует не только с компаниями, подключенными к «Контур Диадок», но и с теми, которые работают в других программах. Сервис также отправляет отчеты в налоговый орган.

Для использования веб-версии не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение. Преимущества системы «Контур Диадок»:

  1. Создание, передача и получение электронных документов.
  2. Взаимодействие с 1С. Пользователям не придется вручную вводить данные, необходимые бланки формируются самостоятельно и связываются с бухгалтерской программой.
  3. Интегрирование с разными информационными системами: API, SAP, MS Dynamics,Oracle.
  4. Для доступа к расширенным функциям достаточно создать учетную запись.
  5. Документами можно обмениваться не только с крупными компаниями, но и с государственными учреждениями РФ.
  6. Система не требует дублирования информации.
  7. Вносить изменения в электронные документы можно в дистанционном режиме.
  8. Пользователи могут легко контролировать процесс отправки и получения данных, наблюдая за изменением статуса.
  9. При помощи фильтров можно быстро найти нужный документ.
  10. Войти в программу можно не только с персонального компьютера, но и с любого смартфона через мобильное приложение.
  11. Имеется собственное хранилище данных.
  12. Можно построить маршрут передачи каждой бумаги.
  13. Легко взаимодействует с аналогичными сервисами.
  14. Пользователи «Контур Диадок» могут отслеживать действия других контрагентов. Если кто-то из них захочет получить доступ к документам, система сообщит об этом.
Предлагаем ознакомиться  Форма Т-5,Т-5а 2021 Приказ о переводе работника на другую работу скачать бланк бесплатно (Т-1а в ексель) унифицированная - - Скачать бесплатно бланки, приказы и формы отчетности

«Контур Диадок» можно использовать бесплатно, если программа нужна только для получения входящих документов. Для их подписания потребуется подключить платную подписку стоимостью от 1000 до 3000 руб. в год. Итоговая цена тарифа зависит от количества исходящих документов.

Платформу СБИС предприятия могут использовать одновременно в нескольких режимах, каждый из которых приспособлен к взаимодействию с другим. Самый популярный режим среди пользователей — использование электронного документооборота.

Возможности СБИС:

  • проверка контрагентов;
  • подготовка и отправка отчетов в государственные органы;
  • поиск тендеров на разных площадках и аналитика закупок;
  • сбор фискальных отчетов в дистанционном режиме;
  • ведение бухгалтерской, кадровой и складской документации;
  • управление бизнес-процессами;
  • внедрение CRM-системы для качественной работы отдела продаж.

У система ЭДО СБИС есть бесплатная версия, позволяющая пользователям получать документы от контрагентов, работать с первичной бухгалтерской документацией и создавать отчеты для государственных органов. Для удобства использования были разработаны мобильные приложения, работающие на операционных системах iOS и Android.

Бесплатная версия СБИС не позволяет пользователям отправлять электронные документы. Для этого им нужно подключить платный пакет услуг. Минимальный тариф стоит всего 500 руб. в год. За эти деньги компании смогут получать: одну электронную подпись, возможность отправить нулевую отчетность, 50 исходящих пакетов за квартал, доступ к внутреннему чату и видеосвязи.

Система ELMA отличается от других широкой линейкой бизнес-решений. Она состоит из набора приложений для управления организацией. Их можно использовать как вместе, так и по отдельности.

Линейка системы ELMA:

  1. Электронный документооборот. Приложение позволяет наладить делопроизводство и вести электронный документооборот. Благодаря механизму WorkFlow система быстро настраивается под потребности организации.
  2. Управление бизнес-процессами. ELMA строит гибкие информационные системы. Для создания эффективных бизнес-процессов программа использует международный стандарт BPMN.
  3. Контроль показателей. Приложение позволяет правильно построить управление компанией. Его использование поможет наладить показатели эффективности.
  4. CRM. Данную линейку не нужно покупать отдельно, она идет в качестве дополнения к любому стандартному пакету. CRM позволяет управлять продажами и отслеживать взаимоотношения с контрагентами.
  5. Управление проектами. ELMA легко налаживает проектную деятельность в организации. Это дает возможность следить за стандартными бизнес-процессами и управлять бюджетным проектом.
  6. Внутренний портал. Все составляющие ELMA базируются в едином внутреннем портале. Отдельно его купить невозможно, так как он дополнительно устанавливается к любому приложению. В портал входит: структура компании, задачи, календарь, общение с пользователями, хранилище данных.

Стоимость системы ELMA зависит от выбранного пакета. Цена стандартной платформы — 45 000 руб. В стоимость входит: 1 именная и 1 конкурентная лицензия, сервер ELMA, Дизайнер ELMA, Внутренний портал, ELMA CRM, и приложение ELMA ECM . За дополнительную плату можно подключить расширенные функции.

Система электронного документооборота Synerdocs в последнее время набирает большую популярность в России. Основные возможности:

  1. Создание, редактирование, отправка и получение документов контрагентов и государственных органов.
  2. Интеграция с 1С, DIRECTUM, SAP.
  3. Составление актов сверки взаиморасчетов с контрагентами.

Стоимость подключения минимального пакета Synerdocs — 2500 руб. в год. За эти деньги организации получают возможность отправить 300 документов. Если необходима интеграция с программой 1С, рекомендуется выбирать тарифы, включающие 1000 и более документов, что будет стоить 6300 руб. в год. Каждый документ, отправленный сверх тарифа, будет стоить 7 руб.

Сервис ЭДО от Сбербанка позволяет существенно сэкономить время, исключив обмен бумажными документами. Основные преимущества:

  1. Сервис работает в любой точке мира и не закрепляется за конкретным компьютером.
  2. Работать можно как с формализованными документами, так и с произвольными.
  3. Пользователи получают возможность сдавать отчеты в государственные органы, эта функция включена в стоимость сервиса.

Подключив ЭДО «Сбербанк», организации смогут работать с любой маркированной продукцией: лекарства обувь, парфюмерия и т. д. Сервис:

  • автоматически передает коды маркировки в «Честный знак»;
  • принимает обязательные счета-фактуры с кодами маркировки от поставщиков;
  • формирует закрывающие документы с кодами маркировки и направляет партнерам.

На выбор организациям доступно два тарифа:

  1. Основной. Включает в себя возможность получения документов от контрагентов, обмена документами с ПАО «Сбербанк» и получения документов с кодами маркировки. Данный тариф подключается бесплатно.
  2. Дополнительный. Помимо вышеописанных функций, пользователи также смогут отправлять документы контрагентам и сдавать отчетность в государственные органы. Стоимость тарифа — 295 руб. в месяц.

Сервис «Контур.Экстерн» разработан специально для отправки бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствующий государственный орган. Если организации не нужна полноценная система ЭДО — этот продукт ей идеально подойдет.

«Контурн.Экстерн» оснащен интерактивным календарем, оповещающим о необходимости подать документы, и функцией проверки отчетности на наличие ошибок. Через сервис также можно проверить счета-фактуры на НДС. Дополнительно можно подключить возможность соединения с 1С.

Минимальная стоимость подключения — 1200 руб. в год. В этот тариф входит только отправка счетов в пенсионный фонд и налоговую. Если нужно задействовать ФСС и Росстат, необходимо приобрести другой тариф за 7680 руб. в год. В него входят дополнительные опции:

  • проверка контрагентов;
  • составление актов сверок;
  • финансовый анализ;
  • получение выписок;
  • доступ к видеоурокам и правовой базе.

Если организация работает с небольшим количеством отчетов — ей будет достаточно и бесплатной версии.

Сервис работает на базе MicrosoftSharePoint и открывает перед пользователями следующие возможности:

  • отслеживать документооборот;
  • создавать внутренние распорядительные документы;
  • вести учет всей входящей и исходящей корреспонденции;
  • выполнять потоковое сканирование, позволяющее ускорить процесс перехода на электронный документооборот.

DocSpace приобретается не по принципу ежемесячной или годовой оплаты, а устанавливается на конкретный компьютер. Подключение системы на 50 клиентских доступов стоит 450 000 руб. Дополнительные права приобретаются из расчета 1200 руб. на одно рабочее место.

С системой «ДЕЛО» работают как крупные предприятия, так и малый бизнес. Основные преимущества:

  • возможность отслеживать перемещение документов;
  • удобство создания проектов документации;
  • стабильная работа системы.

Стоимость системы «ДЕЛО» на одно рабочее место зависит от общего количества подключений — от 11 000 до 13 400 руб. Если организация работает с СУБД Microsoft SQL Server, цена снижается — от 7200 до 9500 руб.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов).

А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Предлагаем ознакомиться  Договор дарения земельного участка (образец 2021): порядок оформления

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

  • Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
  • Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
  • Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
  • Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
  • Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота. При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет. А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

  1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
  2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
  3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
  4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

  1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
  2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
  3. Площадка фиксирует данные о документе.
  4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

  • Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
  • Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.

Исполнение

Когда документ поступил в предприятие, должна быть поставлена соответствующая отметка. Ему присваивается порядковый номер и дата. Это может быть штамп. Потом бумаги, которые требуется зарегистрировать, вносят в специальную форму, например журнал.

Благодаря информационно-справочной система можно отыскивать документы по разным показателям. Поскольку там регистрируется срок, можно найти их по времени исполнения. Именно по этой информации осуществляется контроль исполнения бумаг. Выполняется это ответственным лицами, а в небольших компаниях – секретарем.

Ответственность за решение вопросов, указанных в документации, лежит на руководстве структурных подразделений. Контроль за сроками предполагает:

1. Фиксацию при регистрации документов.

2. Проверку бумаг.

3. Наполнение исполнителям об истечении сроков выполнения работ.

4. Внесение информации.

5. Информирование ответственных лиц.

6. Внесение данных об исполнении.

7. Оформление справок по контролю за исполнением.

Обязательно контролируются бумаги, которые требуют ответа и исполнения. Поскольку в распорядительной документации предметом контроля считаются находящиеся в ней решения, должен контролироваться каждый пункт.

Как выбрать систему электронного документооборота для вашей компании

Рекомендуем смотреть по следующим критериям:

1) Достаточность функционала для задач вашей компании – целесообразно выбрать системы, которые могут предложить модули конкретно под ваши задачи. Пример системы с модульным принципом лицензирования – DIRECTUM.

Это актуально для среднего и малого бизнеса, так как 100% функционал – это и накладно при ограниченном бюджете, и не обязательно, если компания небольшая.

2) Возможность расширения по функциям. По мере того, как бизнес растет, для его обеспечения в дальнейшем могут понадобиться новые функции ЭД.

3) Возможность расширения по масштабу. Изначально система рассчитана на ограниченное количество клиентских рабочих мест. В ходе расширения компании доступ к СЭД может понадобиться большему количеству сотрудников.

4) Стоимость внедрения и эксплуатации, и за какой период затраты на электронный документооборот окупятся.

Нужно учесть все затраты, в том числе:

  • Серверная часть;
  • Клиентские рабочие места;
  • Хранилище данных;
  • Внедрение и техподдержка на весь период использования.

«Львиная доля» затрат – это стоимость хранилища данных. Если искать компромисс между надежностью, безопасностью и дороговизной, оптимальный вариант для малого и среднего бизнеса – системы на основе Microsoft SQL Server. Например, Дело, А2Б СЭД.

5) Качественный уровень техподдержки. Сюда относится консультирование (что особенно важно, если вы решите внедрять СЭД и обучать сотрудников самостоятельно), своевременное устранение ошибок в работе системы, наличие демо-версии и обучающих материалов.

Далее приведем краткий обзор популярных на 2021 год российских систем электронного документооборота, которые подходят для малого и среднего бизнеса.

Предлагаем ознакомиться  С какого момента можно взыскать алименты после установления отцовства? - Правовед.RU

Какая электронная подпись нужна для электронного документоборота

При обмене документами с физическими лицами подойдет любая подпись. Важно учитывать, что простая подпись наименее защищена и ее могут подделать — например, если мошенники взломают эл. почту.

Для заверения внутренних документов подойдет любая подпись. Иногда в электронном документообороте организации используют несколько видов подписи.

Например, сотрудники заверяют документ простой подписью и нажимают кнопку «Согласовать». Руководитель видит в карточке документа, что нужные сотрудники его прочитали и подтвердили, что все в порядке. После этого директор может подписать документ квалифицированной подписью, придавая ему юридическую силу.

  1. Если документы подписывают простой или усиленной неквалифицированной подписью, нужно договориться и подписать соглашение об обмене электронными документами.
  2. Если квалифицированной — соглашение можно не подписывать, но нужно договориться с контрагентом о взаимном обмене электронными документами.

У компаний могут быть разные операторы. Но обычно удобнее, когда контрагенты подключены к одной и той же системе ЭДО: тогда не нужно настраивать роуминг между разными системами.

Настройка документооборота в кабинете СЭД
Чтобы начать обмениваться документами с партнером, нужно принять его приглашение в личном кабинете СЭД

При обмене документами с налоговой и фондами нужна квалифицированная электронная подпись. Через ЭДО компании и ИП могут отправлять в налоговую и фонды любые электронные документы

Система электронного документооборота

Любая система ЭДО может содержать свойства перечисленных ниже категорий, однако, большая часть имеет конкретную ориентацию, связанную с позиционированием продукта.1. Электронный архив — это система ЭДО, которая направлена на эффективное хранение и поиск данных.2.

Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow — обеспечивают движение некоторых объектов по определенному пути, который задан заранее. На каждом этапе объект может меняться, отчего его называют общим словом «работа». К работе привязаны документы, однако, они не являются здесь главными объектами.

Благодаря этим системам организовывается определенная работа.3. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это системы, которые объединяют в себе свойства описанных выше систем. Здесь базовый элемент может быть любым — работа или документ.

Этими системами пользуются государственные органы, большие компании, где имеются определенные правила и процедуры движения документов.4. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку совместной работы — такие системы отличаются от предыдущих и не имеют четкой иерархии в организации и формализации потока работ.

Задача таких ЭДО — обеспечение работы сотрудников в компании, где бы они не находились, и сохранение результатов проделанной работы.5. Системы ЭДО, которые имеют развитые дополнительные сервисы. Яркий пример — сервис управления связями с клиентами (CRM). Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

Список выгодных банков для открытия счётаПосмотреть список

Топ 10 сэд-систем для электронного документооборота 2020 года

Россия. Москва

Система электронного документооборота «ДЕЛО» — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Система «ДЕЛО» была выпущена в 1996 году. В 1996 году получила сертификат качества Госстандарта России, а в 2006 году — свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система постоянно обновляется в соответствии с принятыми стандартами и пожеланиями пользователей.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» функционально относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) . Она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля исполнения поручений, а также произвольных регламентированных бизнес-процессов.

Компания ЭОС является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и управления корпоративным контентом. ЭОС — ведущий разработчик систем управления документооборотом, электронными и бумажными архивами, бизнес-процессами и корпоративным контентом, лидер рынка СЭД/ECM-систем России и стран СНГ

Характеристика российского рынка сэд

Российскийрынок систем электронного документооборота в денежном выражении в настоящеевремя оценивается экспертами в 170 млн. долларов и отличается высокими темпамироста — от 25 до 40 процентов в год, по различным оценкам. Это делает его оченьпривлекательным, в том числе для мощных зарубежных компаний, поэтому положениев отрасли легко может измениться.

Конечно, с одной стороны на ненасыщенномрынке все поставщики, проявив достаточную активность, в принципе имеют большиевозможности для развития. Но, с другой стороны, сейчас уже можно говорить, чтопул основных игроков практически сформировался.

На долюзарубежных разработчиков платформ и решений приходится более 50% рынка СЭД.Большую долю рынка СЭД (около трети) занимают решения на базе платформыDocumentum. Принявшим участие в исследовании компаниям, разрабатывающим своисистемы на базе платформы IBM Lotus Domino / Notes («БОСС-Референт», НТЦ ИРМ,«Интерпроком Лан», «Компания «ИнтерТраст»», ComputerAge), принадлежит12–15% рынка.

Среди российских компаний значимое положение на рынке занимают:ЭОС, «Ланит», Directum и Cognitive Technologies. На долю системы, разработаннойкаждой из указанных компаний, приходится более 5% рынка СЭД. Довольно сильныепозиции имеют также компании Upscale Soft, Docsvision и Naumen.

В СЭД неучитываются другие решения, созданные на базе платформ IBM, используемые дляразработки ECM-решений (Lotus Notes, Content Manager и др.), а также решения наплатформах для разработки ECM-приложений компаний Microsoft и Oracle и решенияроссийских разработчиков, не принявших участие в исследовании CNA.

Указанныйсегмент российского рынка СЭД оценивается экспертами в $45-55 млн. Тем неменее, учитывая, что платформы IBM, используемые для создания системэлектронного документооборота, широко представлены в России, то доля решений набазе технологий IBM может оказаться значительно выше суммарной доли опрошенныхCNA компаний, в том числе за счет собственных разработок.

В целом можновыделить три основных направления роста рынка, за который могут поборотьсяновые и уже действующие игроки. Во-первых, можно ожидать увеличения спроса состороны государственных учреждений после разработки соответствующейнормативно-правовой базы.

Так как госсектор является определяющим потребителемСЭД в России, на долю которого приходится порядка 40% рынка, то многое зависитот того, какой путь изберет государство при создании развитой межведомственнойструктуры обмена информацией.

Во-вторых, крупные коммерческие структуры, ужедостаточно давно активно использующие СЭД, но лишь в некоторых подразделениях,стремятся объединить распределенные филиалы в единое информационноепространство и распространить успешную практику на предприятие в целом.

Объемрынка систем электронного документооборота (СЭД) в России в 2008 г. составил,по предварительным оценкам CNews Analytics, около $210 млн. Крупнейшимзаказчиком СЭД в России остается госсектор, и надежды на дальнейший рост такжесвязывают с инициативами государства.

Надежды на дальнейшее развитиесвязываются по-прежнему с госсектором, банками, телекомом и нефтегазом,изначально «поднявшим» этот рынок в России. При оценке объема рынка СЭД вРоссии экспертами CNews Analytics, а также респондентами –компаниями-разработчиками и интеграторами – учитывается стоимость составляющихсистемы, услуги по консалтингу, внедрению и обновлению системы, а такжеобучение и техподдержка.

Если по данным опроса 2007 г. доля услуг по внедрениюбыла примерно равна стоимости системы (около 36%), то в 2008 г. респондентыуказали, что доля внедрения немного увеличилась – 40% против 35% (стоимостьсистемы). Отчасти такое изменение было связано с бурным ростом отечественногосектора ИТ-услуг в целом, на фоне которого заметно и быстро увеличиваласьстоимость работ консультантов.

С началом кризисных изменений в стране заказчикиоживленно предвкушали, что цены на эти услуги в скором времени упадут. Однакопо факту резкого удешевления профессиональных ИТ-сервисов до сих пор непроизошло, при том, что этот рынок первым попадает в зону риска.

Рис. 1. Структура затрат навнедрение СЭД.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *